月末月初は大慌てです
療養費(受療委任制度)を取扱うには、毎月患者ごとに申請書を作成して各保険者へ提出するのですが、必ず患者の署名が必要となります。
来院数が少ない場合はともかく、1日の来院数が30人を超えるようになると署名をもらい忘れるという問題が発生することが少なくありません。
「○○さんの申請書がない！提出まで時間がないのにどうしよう･･･」
万が一、レセプトの署名をもらい忘れていたらどうすればいいでしょうか？
徹底的に管理しましょう
もし提出期限に間に合わないのなら、翌月分の申請書提出までに署名をもらい一緒に提出するにしましょう。
提出に間に合わないと請求できなくなるわけではないので安心して下さい。
何よりも大切なのは、署名をもらい忘れてしまうのを事前に防ぐことです。
そのためには｢もらい忘れないための仕組み｣を用意し、効率よく確認する必要があります。
代表的なものとして、下記３つによる手順が参考になります。
STEP1.施術券(診察券)や施術録に、レセプトをもらったという目印を付ける
施術録によっては、月ごとに○(印)をつけられる箇所があります。今まで利用していなかった場合は、積極的に活用しましょう。
そういった箇所がなくとも、初月の来院日に目印を付けるなどして管理するとわかりやすいかと思います。
また、施術券(診察券)に目印となる欄を設けてチェックをするというのも効果的です。
ただ、注意点としては施術券(診察券)と施術録の両方で管理するべきではありません。
管理が複雑となり、一方に印を付けるのを忘れては意味がないためです。
いずれか一つと決めて管理するようにします。
STEP2.月初の1週間は、その日来院した患者とレセプト枚数の照合を行う
レセプトの管理方法は院によって異なるかと思いますが、月初の1週間は1日の終わりに来院した患者と署名をもらったレセプトとの照合を行うことをおすすめします。
｢そこまでしなくても、多分大丈夫だろう｣という気持ちでいると、次月のレセプト作成時に大慌てすることになりかねません。
実際に慌てたことありませんか？
長年院を経営している柔道整復師であれば、一度は経験があるかと思います。
特に受付を複数人雇用している院では煩雑になりがちですので、この機会に管理体制を整えていただければと思います。
STEP3.来院の少ない患者には、催促状を送付する
それでも署名をもらい忘れた場合には、次回来院時に再度署名をもらうために施術録など毎日目を通す書類に付箋を貼っておき、二度忘れないよう管理しておきましょう。
しかし、来院頻度の高い患者であれば上記にて対策できますが、月に数回のみの患者の場合には、催促状を送付するのが効果的です。
多くの場合、催促状を受け取った患者は、何らかの行動を起こしてもらえます。
実際に私自身が使用していた催促状の見本を用意しておきますので、参考にして下さい。
絶対にやめてください
悪質なのは｢署名を偽造する｣行為です。
｢○○さんの署名もらい忘れた･･･もう来院しないだろうし、コソッと代わりに署名しておこう。｣
これは署名の代筆ではありません、立派な違法行為です。
保険者は、こういった悪質な行為を確認するため過去に申請した署名の文字との照合を縦覧点検にて行っています。
｢署名をもらい忘れたら、患者の家まで行って書いてもらうんだ！請求が遅れても構わない！｣
これくらいの気合いと覚悟を決めて、療養費申請書の作成、提出をしていただければと思います。
